Quy định dự thi ESOL International
Quy định về tổ chức thi
Quy định chung
- Mọi hoạt động liên quan đến tổ chức kỳ thi (thông báo, đăng ký, thu lệ phí, xếp phòng, coi thi, chấm thi và lưu trữ dữ liệu) đều được thực hiện theo quy trình thống nhất và được NOCN phê duyệt.
- Thí sinh, cán bộ coi thi và nhân viên kỹ thuật đều phải nắm rõ quy chế thi trước khi tham gia.
- Tất cả các phòng thi đều có camera giám sát hoạt động liên tục, dữ liệu được lưu tối thiểu 02 năm.
- Việc in, niêm phong, phân phối và thu hồi đề thi, bài thi được quản lý chặt chẽ bằng biên bản và mã định danh riêng.
- Mọi thiết bị điện tử, tài liệu, điện thoại, đồng hồ thông minh, tai nghe không thuộc thiết bị thi đều nghiêm cấm mang vào phòng thi.
Quy định về cơ sở vật chất và thiết bị
a. Khu vực thi
Trung tâm tổ chức kỳ thi phải tuân thủ các tiêu chuẩn cơ sở vật chất do NOCN quy định. Cụ thể, các phòng thi được bố trí tách biệt theo từng kỹ năng Nghe – Nói – Đọc – Viết, cùng phòng chờ riêng cho thí sinh, đảm bảo:
- Không gian thi sạch sẽ, thông thoáng, có hệ thống ánh sáng, điều hòa và thông khí tốt.
- Khoảng cách an toàn: từ mép ngoài của màn hình này đến màn hình kế tiếp tối thiểu 1.2m hoặc có vách ngăn giữa các thí sinh.
- Mỗi phòng thi có đồng hồ điện tử hiển thị thời gian trên màn hình, kèm đồng hồ treo tường dễ quan sát.
- Có khu vực dành cho giám sát viên, đảm bảo di chuyển và quan sát thuận tiện.
- Hệ thống camera giám sát bao phủ toàn bộ không gian phòng thi, ghi hình liên tục trước – trong – sau kỳ thi.
- Mỗi kỳ thi, trung tâm phải lập biên bản kiểm tra cơ sở vật chất, bao gồm: số lượng máy, trạng thái hoạt động, bố trí chỗ ngồi, kiểm tra âm thanh và nguồn điện dự phòng.
- Có sơ đồ bố trí phòng thi (floor plan), được lưu trữ kèm hồ sơ kỳ thi, sẵn sàng cung cấp cho NOCN hoặc cơ quan thanh tra khi được yêu cầu.
b. Khu vực chung
- Có phòng làm việc của Hội đồng thi, gần khu vực thi chính.
- Phòng chờ thí sinh bảo đảm trật tự, an ninh, có nhân sự hướng dẫn.
- Khu gửi đồ cá nhân riêng biệt, có giám sát và khóa bảo vệ.
- Khu vệ sinh nam – nữ tách biệt, sạch sẽ, trong phạm vi quản lý của giám thị.
- Có lối thoát hiểm, cầu thang thoát nạn, biển chỉ dẫn rõ ràng, kiểm tra định kỳ an toàn PCCC.
- Phương án sơ tán khẩn cấp được niêm yết tại khu vực thi.
- Hỗ trợ thí sinh khuyết tật: có lối đi riêng, phòng thi và nhà vệ sinh phù hợp tiêu chuẩn tiếp cận.
Quy định về đội ngũ cán bộ, giám thị và nhân viên
Đội ngũ cán bộ tham gia kỳ thi phải đáp ứng tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp, hiểu biết về quy chế thi và bảo mật dữ liệu. Tất cả phải hoàn thành khóa tập huấn NOCN và được cấp chứng chỉ nghiệp vụ trước khi làm nhiệm vụ.
| TT | Vị trí | Nhiệm vụ chính | Yêu cầu năng lực ngoại ngữ / chuyên môn |
|---|---|---|---|
| 1 | Cán bộ Hội đồng thi | Tổ chức, điều phối và giám sát toàn bộ hoạt động thi; bảo đảm tuân thủ quy trình và tính minh bạch. | Có khả năng giao tiếp, nghe – nói tiếng Anh rõ ràng; hiểu quy trình quốc tế của NOCN. |
| 2 | Cán bộ quản lý điểm thi (Centre Manager) | Quản lý tổng thể, xử lý tình huống, báo cáo và làm đầu mối liên hệ với NOCN. | Có kinh nghiệm quản lý, hiểu biết về quy trình đảm bảo chất lượng và an ninh thi. |
| 3 | Giám thị phòng thi (Invigilator) | Giám sát phòng thi, điểm danh, phổ biến quy chế, xử lý vi phạm. | Có khả năng sử dụng tiếng Anh cơ bản; tác phong nghiêm túc, trung thực. |
| 4 | Cán bộ hỗ trợ thi (Support Staff) | Hướng dẫn thí sinh, phát phiếu, quản lý phòng chờ, hỗ trợ hành chính. | Có kỹ năng giao tiếp và phục vụ thí sinh; bảo mật thông tin. |
| 5 | Cán bộ kỹ thuật (Technical Staff) | Kiểm tra, vận hành máy tính, phần mềm, thiết bị ghi âm/ghi hình, đảm bảo ổn định | Có chuyên môn CNTT, hiểu hệ thống thi; được đào tạo bảo mật và xử lý sự cố. |
| 6 | Người dẫn đề thi Nói (Interlocutor) | Trực tiếp phỏng vấn, hướng dẫn thí sinh phần thi Nói theo đúng kịch bản NOCN. | Trình độ tiếng Anh C1 CEFR, giao tiếp chuẩn, phát âm rõ ràng, hiểu quy trình chấm. |
| 7 | Giám khảo thi Nói (Speaking Examiner) | Đánh giá năng lực Nói qua bản ghi âm hoặc thi trực tiếp; đảm bảo khách quan. | Trình độ C1–C2 CEFR hoặc chứng chỉ TESOL/ TEFL; kinh nghiệm chấm thi quốc tế. |
Quy định xử lý vi phạm và tình huống khẩn cấp
a. Xử lý vi phạm trong phòng thi
| Mức độ vi phạm | Hình thức xử lý | Quy trình thực hiện |
|---|---|---|
| Nghiêm trọng (mang tài liệu, thiết bị cấm, gian lận có chủ đích) | Lập biên bản, đình chỉ thi, báo cáo Hội đồng và NOCN. | Giám thị lập biên bản có 2 nhân chứng → Lãnh đạo Hội đồng quyết định xử lý → Gửi báo cáo lên NOCN. |
| Nhẹ (nói chuyện, không tuân thủ hướng dẫn) | Nhắc nhở 2 lần; vi phạm lần 3 bị đình chỉ. | Giám thị ghi nhận và báo cáo Lãnh đạo Hội đồng để xác nhận. |
Tất cả biên bản vi phạm được lưu cùng hồ sơ kỳ thi. Chính sách xử lý vi phạm (Malpractice & Maladministration Policy) được phổ biến đến toàn thể cán bộ và thí sinh trước mỗi kỳ thi.
b. Xử lý tình huống khẩn cấp
| Tình huống | Biện pháp ngay lập tức | Bước tiếp theo |
|---|---|---|
| Cháy nổ, động đất, đe dọa an ninh | Dừng kỳ thi, hướng dẫn di tản theo lối thoát hiểm, hỗ trợ người gặp khó khăn. | Kiểm đếm thí sinh, lập biên bản, báo cáo cơ quan chức năng và NOCN trong 24h. |
| Mất điện, hỏng hệ thống thi máy tính | Tạm dừng thi, ghi nhận thời điểm sự cố, giữ nguyên vị trí. | Khắc phục hoặc bố trí thi lại; báo cáo chi tiết thời gian gián đoạn. |
| Sự cố kỹ thuật nhẹ (thiết bị lỗi đơn lẻ) | Kỹ thuật viên hỗ trợ, đổi máy dự phòng. | Ghi chú sự việc vào biên bản giám sát. |
Nguyên tắc cao nhất: An toàn và quyền lợi của thí sinh được đặt lên hàng đầu.
Báo cáo, lưu trữ và hợp tác quốc tế
- SEA lưu trữ toàn bộ hồ sơ kỳ thi (hồ sơ thí sinh, biên bản, báo cáo, dữ liệu camera, floor plan, danh sách ca thi, phiếu điểm danh…) trong tối thiểu 02 năm.
- Các bài thi giấy được niêm phong và gửi về NOCN (UK) để chấm và lưu trữ; SEA không tham gia quá trình chấm.
- Dữ liệu thi máy được tự động gửi qua hệ thống NOCN, bảo đảm mã hóa và kiểm định toàn vẹn.
- SEA phối hợp với NOCN và cơ quan quản lý trong mọi hoạt động thanh tra, xác minh hoặc điều tra liên quan đến kỳ thi.
Quy chế tổ chức thi
Hồ sơ, định danh, thời gian biểu
1. Hồ sơ dự thi: Phiếu đăng ký; CCCD/Hộ chiếu gốc; ảnh 4×6 (≤ 6 tháng); giấy báo dự thi.
2. Định danh: Thí sinh phải trùng khớp họ tên/ngày sinh/ảnh trên giấy tờ gốc; trường hợp sai khác phải báo trước 03 ngày làm việc để hiệu đính.
3. Thời gian biểu ngày thi (khuyến nghị chuẩn):
- Trước 30': Thí sinh có mặt, gửi đồ, xếp hàng phòng chờ.
- Trước 20': Điểm danh, kiểm tra giấy tờ.
- Trước 10': Vào chỗ ngồi, nghe phổ biến quy chế.
- Bắt đầu làm bài.
- 10' cuối: Nhắc mốc thời gian.
- Thu bài/đóng phiên thi, rời phòng theo hướng dẫn.
Quy định ra/vào phòng thi
- Đi muộn: Đến muộn quá 15 phút sau giờ bắt đầu không được dự thi.
- Ra vào trong giờ: Chỉ khi được giám thị cho phép; không mang đề/bài/thiết bị ra ngoài; cử nhân sự hộ tống đến khu vực vệ sinh.
- Rời thi sớm: Chỉ được rời khi còn <15 phút (đối với thi giấy, nhằm bảo đảm trật tự thu bài); thi máy theo chỉ dẫn của hệ thống và giám thị.
- Trang phục/Thẻ: Trang phục lịch sự; đeo số báo danh theo quy định.
Vật dụng được phép và bị cấm
1. Được phép:
- Thi giấy: bút bi xanh/đen, bút chì 2B, tẩy, thước thẳng (địa điểm thi cấp)
- Thi máy: chỉ sử dụng thiết bị do điểm thi cấp (máy tính/tai nghe/micro)
2. Bị cấm (dưới mọi hình thức):
- Điện thoại
- Đồng hồ thông minh
- Tai nghe cá nhân
- Máy ghi âm/ghi hình
- Tài liệu
- Giấy nháp cá nhân
- Thiết bị truyền tin
3. Nước uống: Chai trong suốt, không nhãn (nếu cho phép từng điểm thi), đặt tại vị trí quy định, không gây ồn/đổ.
Hướng dẫn làm bài (theo các hình thức thi)
1. Thi trên máy
- Đăng nhập tài khoản cá nhân/mã thi được cấp; không chia sẻ tài khoản.
- Kiểm tra tai nghe/micro trước giờ bắt đầu; báo ngay giám thị nếu lỗi.
- Hệ thống ghi log mọi thao tác; không mở cửa sổ ngoài, không rời ghế khi chưa xin phép.
- Nộp bài theo nút trên hệ thống; xác nhận trạng thái "Submitted".
2. Thi trên giấy
- Ghi họ tên, SBD, mã đề rõ ràng, đúng vị trí trên giấy thi/phiếu TLTN.
- Chỉ dùng giấy nháp do phòng thi phát; nộp kèm khi kết thúc.
- Khi nộp bài: xếp theo thứ tự (đề/giấy thi/phiếu TLTN/nháp – nếu quy định), ký xác nhận vào danh sách.
Kỷ luật phòng thi – Xử lý vi phạm
1. Nguyên tắc: Không khoan nhượng với hành vi gian lận; xử lý theo mức nhẹ → nặng; lập biên bản đầy đủ, có chữ ký 2 nhân chứng.
2. Phân loại & xử lý:
- Vi phạm nhẹ: nói chuyện, gây ồn, không tuân thủ chỗ ngồi → nhắc nhở, tái phạm → cảnh cáo, lần 3 → đình chỉ.
- Vi phạm nghiêm trọng: mang tài liệu/thiết bị cấm, trao đổi đáp án, thi hộ, giả mạo danh tính → đình chỉ ngay, hủy bài thi, báo cáo NOCN.
3. Thẩm quyền: Lãnh đạo Hội đồng thi quyết định cuối cùng tại điểm thi; SEA/NOCN xem xét bổ sung theo quy định.
4. Bảo lưu chứng cứ: Niêm phong tang vật, trích xuất camera, nộp kèm hồ sơ báo cáo sau thi.
Quản trị sự cố và an toàn
- 1. Sự cố kỹ thuật (thi máy): Tạm dừng; ghi mốc thời gian; kỹ thuật khắc phục; nếu không phục hồi, bố trí thi lại theo hướng dẫn NOCN.
- 2. Sự cố in ấn (thi giấy): Lập biên bản; niêm phong bộ đề lỗi; phát bộ dự phòng theo quy trình.
- 3. Khẩn cấp (cháy, động đất, an ninh): Dừng thi, di tản theo lối thoát hiểm; ưu tiên hỗ trợ người khó di chuyển; kiểm đếm – lập biên bản – báo NOCN/CS chức năng trong 24h.
- 4. An toàn – Y tế: Có tủ thuốc và liên hệ y tế gần nhất; biên bản tai nạn/sự cố y tế nếu phát sinh.
Quyền lợi & nghĩa vụ thí sinh
1. Quyền lợi:
- Tham dự kỳ thi trong môi trường an toàn, công bằng, bảo mật;
- Được phổ biến định dạng đề/khung điểm ở mức thông tin công khai;
- Được xem xét hỗ trợ đặc thù (accommodations) nếu nộp hồ sơ y khoa trước ≥10 ngày làm việc;
- Được tiếp nhận khiếu nại trong hạn 10 ngày; xác nhận tiếp nhận trong 05 ngày làm việc.
2. Nghĩa vụ:
Tuân thủ quy chế; mang đủ giấy tờ; có mặt đúng giờ; giữ trật tự; thực hiện hướng dẫn giám thị; chịu trách nhiệm về tính chính xác thông tin đăng ký.
Bảo mật dữ liệu – Ghi âm/ghi hình – Lưu trữ
1. Bảo mật: Hồ sơ thí sinh, bài thi, log hệ thống, video camera, audio Speaking là dữ liệu mật; chỉ cấp quyền cho người có thẩm quyền.
2. Ghi âm/ghi hình: Phần thi Nói được ghi âm/ghi hình theo chuẩn NOCN; toàn bộ phòng thi có camera 24/7 theo yêu cầu; thí sinh mặc nhiên đồng ý khi đăng ký dự thi.
3. Lưu trữ: Dữ liệu/camera/biên bản được lưu ≥ 02 năm; bài thi giấy niêm phong chuyển NOCN; bài thi máy gửi qua hệ thống NOCN.
Công bố kết quả – Chứng chỉ – Hiệu đính
1. Chấm thi: Do NOCN (UK) thực hiện; SEA không can thiệp.
2. Công bố kết quả: Theo lộ trình NOCN; SEA thông báo đến thí sinh qua hệ thống/email.
3. Hiệu đính nhân thân: Nếu sai sót trên chứng chỉ do lỗi hồ sơ từ thí sinh, thí sinh chịu phí hiệu đính theo biểu phí; hồ sơ yêu cầu trong vòng 30 ngày từ khi nhận thông báo.
Khiếu nại – Kháng nghị
1. Tiếp nhận: Email/văn bản/tổng đài; khuyến khích bằng văn bản để lưu vết. Hạn 90 ngày kể từ ngày sự kiện.
2. Xử lý: Xác nhận tiếp nhận ≤05 ngày làm việc; phân loại – điều tra – phản hồi theo quy trình bảo mật; trường hợp phức tạp sẽ thông báo gia hạn hợp lý.
3. Kênh NOCN: Những nội dung thuộc thẩm quyền NOCN (ví dụ chấm điểm) sẽ được chuyển chính thức sang hệ thống NOCN theo đúng mẫu biểu.
4. Kết luận: Gửi bằng văn bản; nếu không đồng ý, thí sinh có quyền đề nghị xem xét lại theo hướng dẫn của NOCN.
Quy định dành cho cán bộ coi thi – kỹ thuật – interlocutor
1. Giám thị:
- Có mặt trước ít nhất 60'
- Phổ biến quy chế; giám sát tuân thủ; lập biên bản vi phạm/sự cố; thu – kiểm – niêm phong (thi giấy) hoặc xác nhận "submitted" (thi máy).
2. Kỹ thuật:
- Kiểm tra máy – tai nghe – micro – mạng – điện dự phòng; chuẩn bị máy dự phòng; ghi log sự cố; hỗ trợ khắc phục;
- Bảo mật tài khoản hệ thống; không để lộ thông tin đề/bài/dữ liệu.
Interlocutor (thi Nói):
- Tuân thủ script do NOCN cung cấp; giữ mạch thi; không gợi/định hướng đáp án; đảm bảo ghi âm/ghi hình chuẩn.
Xung đột lợi ích: Cán bộ không làm nhiệm vụ coi/chấm với thí sinh là người thân/đang dạy trực tiếp.